Когда составляется приказ на командировку

когда составляется приказ на командировку

При принятии руководителем решения отправить необходимого сотрудника в командировку составляется приказ на поездку.

Отметим, до 2019 г на основании приказа о командировке кадровая служба составляла командировочное удостоверение и служебное задание.

В командировочное удостоверение переносилась вся информация из приказа (дата, ФИО и должность сотрудника, цель и место назначения командировки), с обратной стороны ставились отметки о прибытии и убытии. В служебном задании проставлялась дата, данные сотрудника, цель командировки и отчет о проделанной работе.

С 1 января кадровая служба составляет только приказ, без которого самовольная поездка сотрудника может быть расценена как прогул.

Форма документа

Документ носит распорядительный характер.

Законодательно установлен бланк по форме Т9.

  • если в организации имеется утвержденный план служебных командировок работников на квартал, полугодие или в целом на год, основанием для издания приказа будет являться этот план;
  • если возникла необходимость решения конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности, основанием может служить также служебная (докладная) записка, либо план мероприятий, либо приглашение в рамках совместной деятельности;
  • если в организацию поступило приглашение принять участие в конференции, совещании, семинаре или другом мероприятии с целью изучения, обобщения и распространения опыта, новых форм и методов работы и работодатель считает такое участие полезным, в качестве основания для издания приказа указывается данное приглашение.

Как оформить служебное поручение?

Согласно новой редакции абз. 2 п.

Когда составляется приказ на командировку

Образец заполнения (пример)

Приказ о командировке может быть составлен по форме Т-9 – для одного сотрудника или Т-9а для нескольких.

Где регистрируется?

Заполненный приказ о командировке работников фиксируется в специальном журнале. Форма может быть утверждена в свободной форме внутри организации.

В журнале регистрации приказов о командировке должно быть зафиксировано:

  • номер приказа;
  • дата;
  • фамилия, имя сотрудника;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • цель командировки;
  • место назначения;
  • срок: дата начала и окончания поездки.

Нюансы

Разрешено ли факсимиле?

Напрямую ТК РФ факсимиле не запрещено, но и не разрешено.

В избежание отрицательных последствий лучше не заменять подпись руководителя факсимиле.

Когда составляется приказ на командировку в 2018 году

Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку

Основанием для служебной командировки сотрудника является распоряжение работодателя, которое, как правило, оформляется приказом. Приказ о направлении работника в командировку может составляться как по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а для нескольких работников), так и по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем.
В приказе указывается:

  • реквизиты работодателя;
  • ФИО, должность работника, структурное подразделение;
  • место назначения;
  • срок командировки;
  • цель командировки.

Помимо этой информации, в унифицированной форме приказа предусмотрено заполнение основания составления приказа. Если работодатель составляет служебное задание на командировку, то в качестве основания приказа указывается соответствующее служебное задание.


В крупных корпорациях нередко встречаются обстоятельства, когда план, включающий время проведения командировок, цели и задачи, их периодичность, составляется заранее на календарный год. В таких случаях приказ можно издавать на основании имеющегося графика.

Как оформить приказ на командировку сотрудника

Обязанность по составлению и изданию распоряжения на командировку может быть возложена как на руководителя организации, так и на сотрудника, ответственного за работу конкретного структурного подразделения.
Помимо этого, таким правом наделены работники кадрового отдела компании и бухгалтеры.

Что такое приказ на командировку и зачем нужно

  • при налоговой проверке — штраф;
  • невозможность сотрудником подтвердить командировочные расходы;
  • при возникновении ЧП с сотрудником без документального подтверждения на юр.лицо накладывается штраф из-за отсутствия подчиненного на рабочем месте.

Кто составляет?

На основании распоряжения руководителя специалист кадровой службы или главный бухгалтер должен составить приказ на командировку.

Кто имеет право подписи?

Подписывать приказ имеет право только руководитель предприятия или иное уполномоченное лицо, наделенное правом соответствующим приказом.

Нужна ли печать?

Согласно ГОСТу «Унифицированная система документации» печать ставить не следует.

Она проставляется для подтверждения подлинности документа.

Приказ относится к внутренним документам организации.

Когда оформляется приказ на командировку

Вниманиеattention
Приказ на командировку. Разбираемся с нюансами

Прежде всего это документ, необходимый для делопроизводства и бухгалтерского учета. Правила и условия составления приказа на командировку регламентируются Трудовым и Налоговым кодексом.

Приказ — это волевое распоряжение высшего должностного лица для обязательного исполнения указанным лицом в рамках полномочий.

Отъезд с основного места работы более чем на одни сутки по законодательству уже считается командировкой. Поэтому документ оформляется в соответствии с требованиями.

Виды приказов о командировках

Поскольку данный документ законодательно определен как обязательный, то разработаны формы и правила оформления.

Для одного лица заполняется форма Т9, для группы лиц — Т9а.

В случаях, когда у директора много обязанностей или его часто не бывает на рабочем месте, он имеет право передать право подписи другому лицу.

Для этого оформляется соответствующий приказ.

Как правильно оформить «двойную» командировку?

Согласно ТК РФ, можно отправить сотрудника в день приезда из одной командировки в другую.

Например, при приезде из первой командировки в 00:30 и отъезде в другую в 23:10, дни совпадут.

Для оформления требуется составление двух приказов на соответствующие периоды.

Количество экземпляров и сроки хранения

При отсутствии структурных подразделений составляется один приказ.

При этом об их включении в документооборот компании необходимо указать в учетной политике предприятия. Большие компании ежегодно разрабатывают план командировок на текущий год, который утверждается руководством компании.

В остальных фирмах и при срочной необходимости ответственное лицо на имя администрации составляет докладную записку, в которой обосновывает почему нужна командировка, ее период, а также предлагает кандидатов, которых просит отправит в такую служебную поездку.
Как правило, это могут быть производственные или представительские цели.

На основании поступившего документа руководитель принимает решение. Его он может в устной форме сообщить ответственному лицу, или же написать служебное задание для составления распоряжения в письменной форме.

Приказ на командировку может подготовить делопроизводитель или специалист кадровой службы.

Важноimportant
Сфера деятельности фирмы редко оказывается в пределах одного населенного пункта. Поэтому периодически администрация компании может отправлять своих сотрудников с различными заданиями в служебные поездки.

Законодательство при их оформлении предполагает соблюдение определенной процедуры, в состав которой обязательно входит приказ о направлении работника в командировку.

Порядок оформления приказа

Недавно введенные нормы законодательства определяют, что приказ о направлении в командировку является главным документом, которым оформляется и регулируется служебная поездка работника.

Теперь многие организации могут не составлять следующие документы:

  • Служебное задание.
  • Командировочные удостоверения.
  • Отчеты сотрудника по поездке.

Эти документы оформляются, если предприятие считает, что они нужны для него.

Инфоinfo
Налогового кодекса РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные, в частности, документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, в т.ч. приказом о командировке и проездными документами. Полагаем, что теперь налоговая служба признает и обязательность издания приказа о направлении в командировку, и возможность подтверждения срока пребывания в командировке проездными документами без оформления командировочного удостоверения.

Определяем фактический срок пребывания работника в командировке

До внесения изменений в Положение о командировках документом, подтверждающим фактический срок пребывания работника в командировке, согласно п.


7 Положения о командировках, было командировочное удостоверение.

Примеры 2 и 3).

Обратите внимание: п. 6 Положения о командировках, где говорилось о цели командировки, которую следовало указывать в служебном задании, утратил силу.

Если объем служебного поручения большой, его можно изложить не в самом приказе, а в приложении к нему (Пример 4), не забыв указать в приказе, что имеется приложение.

Если организация применяет унифицированные формы № Т-9 и Т-9а, в них также можно вставить дополнительные строки для указания служебного поручения либо оформить вкладной лист «Служебное поручение», т.к.

Возможно Вас так же заинтересует:
Благодарность коллегам при выходе на пенсию Сколько оплатят больничный по уходу за двумя детьми 2019 Бланк заявления пенсионеру увд еработающего на доплату за несовершеннолетнего самара Перечень документов для получения жилищного сертификата вдове инвалида вов Ларек сизо 1 ростов Сначала план закупок потом план график 2019 Как выглядит справка для получения матеральной помощи на погребение Хостел в жилом доме законно или нет Государственное устройство дании кратко Сколько квадратного метра на человека
Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *